HENDER ERASMO GUARIN GONZALEZ. CODIGO:1150153
MANUEL ELISEO OSORIO JAIMES CODIGO:1150715
FRANCISCO JAVIER DUARTE GARCIA. CODIGO:1150712
1. Actualmente la Universidad tiene
implementado los siguientes Sistemas de Información:
·
Sistema de
Información Académico SIA: Sistema de
Procesamiento de Transacciones, en él se llevan a cabo diferentes procesos como
la matricula académica, el cálculo del promedio, el registro de los
estudiantes, etc. Es de vital importancia porque gracias a él se gestionan los
procesos académicos.
·
Sistema de
Información de Personal SIP: Sistema de Procesamiento de
Transacciones, en él se registra y se maneja la información referente el
personal que labora dentro de la UFPS, es muy importante contar con este
sistema pues gracias a él es posible
llevarlo referente al personal contratado.
· Sistema de
Información de la Gestión de los centros, grupos y semilleros de
Investigaciones – SGIS: Sistema de
Procesamiento de Transacciones, en él se maneja la información referente a los centros, grupos y
semilleros de Investigaciones, gracias a este sistema se puede manejar la
información referente a las actividades y conformación de los centros, grupos y
semilleros de Investigación de la UFPS. Este sistema es importante pues gracias a él se puede conocer
los diferentes alcances y propuestas en el campo de la investigación.
· Sistema de
Carnetización:
Sistema de Procesamiento de Transacciones, es el encargado de llevar el
manejo del proceso de Carnetización de los estudiantes. Es muy importante
porque permite controlar el acceso a diferentes servicios de la universidad
además de identificar al estudiante.
· Sistema
Botón de Pago Electrónico: Sistema de Procesamiento de Transacciones, este sistema permite al
estudiante realizar el pago de su matrícula por medio electrónico. Este proceso
es importante pues agiliza el pago de la matrícula y ahorra tiempo en largas
filas en el banco.
· Sistema de
Información para la Administración del Material Bibliográfico SIB: sistema de
Procesamiento de datos, este sistema es manejado diariamente por la biblioteca
de la universidad, este sistema es importante porque agiliza mucho el proceso
de consultas dentro de la universidad.
·
Sistema de
Información Financiera (SIF): Sistema de Procesamiento de Transacciones, en
él se lleva cabo los diferentes aspectos contables de la universidad. Este sistema es
muy importante porque permite la
universidad gestionar su parte financiera.
· Sistema de
Información de Inventarios (SIINV),
Sistema de Procesamiento de Transacciones, este sistema maneja lo
referente a los inventarios con que cuenta la universidad, es de vital
importancia pues os proporciona el que se tiene y que se necesita.
·
Sistema de
administración curricular (SIAC):
Sistema para la administración, se refiere al
proceso mediante el cual se ponen en marcha, de forma coordinada, los programas
y proyectos (realizados en la planeación curricular), utilizando de manera
eficaz y eficiente los recursos físicos, materiales y financieros con los
participantes de una planta de personal claramente definida y organizada
·
Sistemas
de estadística académica (SEA): Sistema de
Procesamiento de Transacciones, en él se llevan a cabo los cálculos
correspondientes las estadísticas de
diferentes aspectos como l deserción, los promedios académicos, etc. Es de
vital importancia porque permite analizar diferentes aspectos de la universidad
como el nivel de deserción en las diferentes carreras.
·
Sistema de
Quejas y Reclamos (SQR),
Sistema de Procesamiento de datos, este sistema es el encargado de
almacenar las diferentes peticiones de los estudiantes y trabajadores de la
universidad. Este sistema es muy importante porque permite a la universidad
conocer las diferentes falencias y retroalimentarse para ser cada día mejor.
·
Sistema de
Gestión Documental (UGAD):
Sistema para la administración en él se maneja todo lo que es la parte
documental referente a la universidad. Es de vital importancia porque permite
dar a conocer la estructura interna de la universidad.
Tomado de:
http://izamorar.com/tipos-yo-clasificacion-de-los-sistemas-de-informacion/
2. Si usted estuviera a cargo de la
División de Sistemas de la Universidad, considera que haría falta crear otro
Sistema de Información? Cual? Explique su importancia.
Sistema de aulas de Clase: Este
sistema permitiría a los alumnos y profesores el ver que disponibilidad hay en
cada uno de los edificios, salones disponibles para en caso de necesitar
realizar una actividad extraclase tener
donde llevarla a cabo. Es muy importante pues muchas veces se necesita realizar
alguna clase adicional y no es posible por no tener conocimiento si se cuenta o
no con un aula disponible.
3. Se le ha encomendó desarrollar un Sistema
de Información gerencia (SIG) en una empresa prestigiosa, para ello es
necesario que consulte QUE SON, Cual es su estructura y Cuales son las
actividades principales de los SIG.
Los sistemas de información gerencial (SIG) son una
colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que
proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de
la administración. Sin embargo debe recalcarse que es una colección de sistemas
de información y no un sistema “total “. En teoría, una computadora no es
necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG),
pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las
capacidades de procesamiento de las computadoras.
El
sistema de información gerencial se puede informar como una estructura
piramidal.
-La parte inferior de la pirámide está comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado.
-El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control.
-El
tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la
planeación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control
administrativo.
-El
nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la
planeación estratégica y la definición de política de los niveles más altos de
la administración.
El
Sistema de información Gerencial se localiza en un nivel administrativo, en el
que se relaciona con funciones de seguimiento, control, toma de decisiones y
administración de Recursos. Se encuentra en dicho nivel ya que la información
que produce ejerce la función de herramienta de planificación y toma de
decisiones que sirve de ayuda para la mejora de la productividad de una
organización, usando así sus operaciones diarias de control.
Los
sistemas que se encuentran en un nivel administrativo tienen como objetivo
proporcionar informes o resúmenes regulares relacionados con las operaciones o
procedimientos que ejecuta la empresa.
Componentes de SIG
Una estructura ideal del SIG debe contar con 5 elementos esenciales: Recurso Humano, hardware, software, datos y Procedimientos.
Software:
es programa o método lógico a utilizar para poder procesar los datos.
Hardware: Es la parte física en la que
se va a procesar los datos.
Recurso Humano: Son los individuos,
la fuerza productiva que tiene las habilidades para utilizar el sistema.
Base
de datos: es el conjunto de datos que se procesaran para el arrojo de informe
para la toma de decisiones.
Procedimientos: Es la
información descriptiva que explica el uso y operación del sistema.
Cada
uno tiene su grado de importancia, debido a que no es nada exitoso un sistema
que solo se cuente con la computadora con un software especializado sin la
intervención del usuario, así como también que se cuente con el Recurso Humano
capacitado, pero no con el computador, sin un programa capaz de procesar los
datos.
Actividades
de los SIG
- Todas las funciones gerenciales; Planeación,
Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño
organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeación y
el Control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial. Por tanto
el valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con
los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad,
oportunidad, cantidad y relevancia.
·
Reciben
datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos, combinan
elementos de los datos, etc.
·
Proporcionan
información en manuales, electromecánicos y computarizados.
·
Sistema
de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para
Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos.
Tomado
de:
4. En gran parte de las pequeñas y
medianas empresas existe una necesidad urgente de la incorporación a proyectos
de Sistemas de Información Gerencial (SIG), describa las ventajas de
implementarlos e identifique cuales son los pasos a seguir para analizar un
SIG.
Los Sistemas de
Información Gerencial o (SIG), trae muchas ventajas a cualquier empresa a nivel
competitivo y operativo, aunque también desventajas.
Las ventajas son
mayores, ayudan al crecimiento, fortalecimiento y movimiento de cualquier
empresa en el mercado.
Por otro lado, las
desventajas de basan en el alto costo de inversión, y, el tiempo requerido para
utilización de los softwares.
Pasos para
Analizar un S.I.G:
Identificar
a todos aquellos agentes que están utilizando o deberían utilizar los distintos
tipos de información (profesionales, trabajadores de campo, supervisores,
administradores, etc.)
Establecer
los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o punto de
prestación de servicios.
Identificar
la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a
desempeñarse efectiva y eficientemente dentro de área de trabajo y a la vez
desechando la información que es recolectada y no será utilizada.
Determinar
cuáles de los formularios y
procedimientos actuales son los más sencillos, utilizados para recolectar,
registrar, tabular, analizar y brindar la información, de tal manera que no
requieren demasiado tiempo y a su vez cubran las necesidades de los diferentes
trabajadores, con la finalidad de determinar cuáles son los formularios y
procedimientos que requieren mejorarse.
Revisar
todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar
información que necesiten rediseñarse, para preparar nuevos instrumentos si es
necesario.
Establecer
los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la
información, para que sean más útiles a los diferentes trabajadores.
Desarrollar
procedimientos que permitan verificar el cumplimiento del mismo, de tal manera
que se certifiquen la exactitud de los datos.
Capacitar
y supervisar al personal en
el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros
instrumentos para recolectar, tabular, analizar y presentar la utilización de
la información.
Optimizar
un sistema de información gerencial que permita preguntar, observar y verificar
la información.
Tomado
de:
5. Consulte las ventajas de
implementar una ERP y CRM en las organizaciones.
Ventajas
de implementar una ERP
1. Mejora el proceso de toma de decisiones. Los
sistemas ERP permiten crear una base de datos compartida con más información y
de mayor calidad que los responsables podrán visualizar en su pantalla en
tiempo real agilizando y mejorando el proceso de toma de decisiones.
2. Planificación realista de los escenarios futuros. Al
disponer de información de mayor calidad es posible realizar estimaciones y
previsiones realistas anticipándonos a los escenarios futuros.
3. Las mínimas duplicidades. En las
empresas que todavía no cuentan con una solución ERP es fácil comprobar que sus
departamentos actúan con cierta independencia unos de otros, por lo que acaban
generando registros e informes por duplicado. La integración que supone el ERP
permitirá disminuir drásticamente estas duplicidades.
4. Los sistemas ERP son modulares. Los
ERP están formados por módulos. De esta manera podrás implantar los módulos que
tu empresa necesite en cada momento. Si en el futuro tu empresa evoluciona y
crece tu ERP lo hará con ella si incorporas nuevas funcionalidades.
5. Total adaptación a las necesidades de tu empresa. Todas
las empresas son diferentes. Por ello el proveedor de tu sistema ERP deberá
realizar un análisis previo sobre las necesidades de tu organización para
garantizar que la aplicación se adapta perfectamente a ella. La solución ERP
debe adaptarse a tu negocio, no al revés.
6. Mayor control y trazabilidad. Los
sistemas ERP facilitan el seguimiento del producto a lo largo de la
organización, desde que entra la materia prima hasta la entrega del producto
acabado a los clientes.
7. Integración con el resto de los miembros de la cadena de valor. El
nuevo concepto ERP II supera los límites de la empresa añadiendo a
otros integrantes de la cadena de valor: clientes y proveedores. Así el
proveedor pasa a ser un socio estratégico del que podemos extraer una ventaja
competitiva al participar activamente en el diseño y desarrollo de nuevos
productos aportando su experiencia.
Respecto a
los clientes, los ERP permiten contar con más información y de mayor calidad
que permitirá ajustar las órdenes de producción y de compra a sus necesidades.
Por otro lado dispondremos de una base de datos sobre nuestros clientes
segmentada que nos permitirá realizar campañas de marketing orientadas a
segmentos específicos.
8. Mejor comunicación interna. El ERP
suprime las barreras a la información entre los distintos departamentos
integrándolos y mejorando la comunicación interna.
9. Automatización de tareas. Los sistemas
ERP permiten automatizar tareas pesadas y repetitivas que anteriormente se
realizaban a mano (generación de albaranes, facturas etcétera). De ese modo
nuestros operarios podrán dedicarse a tareas más productivas que realmente son
las que nos aportan valor. Pero es más, al reducirse el componente humano,
caerá el número de errores (aunque no se eliminará del todo dado que seguirá
siendo necesarias ciertas acciones manuales como la introducción de datos).
10. Menos costes, más competitividad. La
mayor eficiencia conseguida, la disminución en el número de errores y la reducción de tareas
duplicadas permiten disminuir los costes empresariales. La reducción de costes
nos va a permitir:
·
Aumentar nuestro
margen de beneficios al caer el coste unitario.
·
Reducir el precio
de cada producto al disminuir su coste.
·
O ambas.
11. Aumento del rendimiento y del retorno de la inversión en el largo
plazo. Gracias a todas las ventajas anteriores se
podrá conseguir un incremento de la rentabilidad y de los beneficios. En otras
palabras, el aumento del rendimiento conseguido con la implantación del ERP
compensa, en el largo plazo, la inversión inicial realizada.
Ventajas de implementar una CRM
·
Más oportunidades de venta. Sus ejecutivos de
venta se dedicarán a vender y no a administrar su cartera de clientes. Mejores oportunidades. Al seguir un
proceso de calificación de clientes, los Gerentes y Ejecutivos de venta se
enfocarán en los clientes y oportunidades más rentables.
·
Acortar los ciclos de ventas y aumentar los ingresos. Al
dar un seguimiento constante y oportuno a sus prospectos aumentarán sus
probabilidades de cerrar una venta.
·
Optimizar el tiempo y los recursos. Ya
no se necesitan realizar largas juntas para revisión de avances y resultados.
Olvídese de administrar y controlar la fuerza de ventas, prospectos y clientes
basado en papel, mail o Excel. Incluso si cuenta con una fuerza de ventas
dispersa geográficamente podrá trabajar con ella de forma sincronizada.
·
Mejores decisiones. Conozca el
desempeño y expectativas de ventas de cada ejecutivo para mejorar continuamente
su estrategia comercial. Genere pronósticos de venta precisos con base a las
fechas de cierre de las oportunidades de venta de cada ejecutivo.
·
Mejor planeación de su trabajo diario. Programe
citas, llamadas, cierre de ventas, etc.
·
Información oportuna del proceso de ventas. Mediante
reportes en tiempo real usted conocerá el desempeño de su equipo día a día, así
como las oportunidades por cerrar en períodos posteriores.
·
Integración de los diferentes puntos de contacto con el cliente. Aumente
la productividad de todos los roles involucrados en los procesos de venta. Los
departamentos de comercialización, mercadotecnia, call center, soporte técnico
y servicio al cliente tendrán una visión unificada e integral de cada cliente.
·
Mejores relaciones con los clientes. Los
clientes tendrán una atención eficiente y personalizada ya que todo el personal
de la organización atenderá de forma rápida al cliente en cada etapa
correspondiente, desde el primer contacto hasta el servicio post-venta, al
conocer el historial de sus relaciones con él.
Tomado de:
6. Mediante una ilustración represente
una ERP en una organización y explique su funcionamiento.
El
software ERP (Entreprise Resource Planning) es un sistema de gestión de recursos empresariales que
presenta unas características particulares en su funcionamiento. Son sistemas
de información gerenciales que integran y utilizan muchas de las grandes
corporaciones dedicadas al sector de la producción, distribución y bienes y
servicios. Son generalmente llamados sistemas backoffice, ya que el cliente y el público en general no están
directamente involucrados con él. Es decir, es un programa de gestión interno
que trata directamente con los proveedores y permite establecer un protocolo de
actuación que mejora la eficiencia y la productividad de los empleados.
Tomado
de:
